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Unidades Administrativas

 

   OTRA UNIDAD DE APOYO

 
 
 
OBJETIVOS Y FUNCIONES
 
 1. DIRECCIÓN
 
 1.1. OBJETIVO
 
Gestionar, operar, conservar y mantener los equipos e instrumentos de laboratorio con la finalidad de ejecutar los planes de estudio de Pregrado y Postgrado y las actividades de Investigación y extensión desarrolladas en la USB.
 
1.2. FUNCIONES
 
1. Formular y ejecutar proyectos y planes para el mejoramiento y desarrollo de los laboratorios. 2. Participar, cuando sea requerido, en equipos interdisciplinarios conformados por otras dependencias universitarias o de investigación para la formulación o ejecución de proyectos que involucren servicios de laboratorios.
3. Promover y ejecutar servicios especializados de laboratorios.
4. Promover el uso de las mejores prácticas para el apoyo a la docencia en los laboratorios.
5. Gestionar el proceso de manejo de los residuos y desechos peligrosos generados de la ejecución de las actividades de los laboratorios.
6. Evaluar periódicamente los recursos de laboratorio disponibles, a fin de asegurar una continua adaptación a los cambios del entorno. 
7. Velar por el cumplimiento de la legislación vigente, incluyendo las normas sobre prevención, salud y seguridad laboral y las relacionadas a las actividades susceptibles de degradar el ambiente. 
 
2. UNIDAD  DE ADMINISTRACIÓN
 
2.1. OBJETIVO
 
Administrar, ejecutar y controlar los recursos presupuestarios y financieros ordinarios y extraordinarios de la Unidad de Laboratorios para el cumplimiento de sus objetivos.
 
2.2. FUNCIONES
 
a) Coordinar las labores administrativas.
b) Prestar asistencia al Director de la Unidad de Laboratorios en su área de competencia.
c) Asesorar en esta materia, a los Jefes de Laboratorios y personal adscrito a los mismos.
d) Elaborar el presupuesto ordinario anual (POA) de las unidades administrativas de la Ulab y apoya en la elaboración del POA de las unidades académicas de la ULab y los administra. .
e) Mantener el control de la ejecución y disponibilidad presupuestaria de las unidades académicas y administrativas de la ULab e informar periódicamente a sus responsables sobre el movimiento de los recursos asignados.
f) Elabora el inventario de anticipos y compromisos no causados para su reformulación al año siguiente.
g) Realiza los traspasos presupuestarios autorizados de los diferentes proyectos de la ULab.
h) Elabora el reporte de la Ejecución Física Trimestral de la ULab.
i) Manejar y Controlar el Fondo Delegado asignado a la ULab para realizar adquisiciones de materiales, equipos y suministros de laboratorios y para labores de mantenimiento correctivo y preventivo.
j) Realizar los cálculos para retenciones de IVA, retenciones de  Impuesto Sobre la Renta y timbres fiscales que se imputen a los pagos a realizarse.
k) Coordinar las labores administrativas en que se involucre la Unidad de Laboratorios y sus dependencias adscritas.
l) Registrar información presupuestaria y financiera en el sistema administrativo de la USB.
 
 3. COORDINACIÓN DE ADQUISICIONES
 
 3.1. OBJETIVO
 
Coordinar, controlar y ejecutar los recursos presupuestarios para la adquisición de equipos, materiales y suministros especializados para los Laboratorios.
 
3.2. FUNCIONES
 
a) Prestar asistencia al Director de la Unidad en su área de competencia.
b) Asesorar en esta materia, al personal que lo requiera. 
c) Elaborar en conjunto con los Jefes de Laboratorios de la Unidad de Laboratorios, la Programación Anual de Compras, de acuerdo a la asignación presupuestaria.
d) Procesar todas las requisiciones que tramiten las dependencias de la Unidad de Laboratorios, a través de búsqueda de cotizaciones ante proveedores.
e) Procesar todas las requisiciones que tramiten las dependencias de la Universidad Simón Bolívar concernientes a materiales, suministros y equipos de laboratorios.
f) Mantener registros de las órdenes de compras emitidas.
g) Mantener contacto permanente con el profesorado y con los entes administrativos involucrados en el Proceso de Compras.
h) Llevar un riguroso seguimiento y control de las adquisiciones de equipos, materiales y suministros que se realicen a través de esta Coordinación.
i) Mantener un listado actualizado de proveedores de equipos, materiales  y suministros de laboratorios.
j) Mantener registros de evaluaciones a los proveedores.
k) Solicitar a la Oficina de Bienes Nacionales el registro de los equipos adquiridos y hacer seguimiento a las solicitudes.
l) Firmar el Informe de Recomendación, de acuerdo a lo establecido en el Art. 75 de la Ley de Licitaciones y Contrataciones Públicas (G.O. No. 38.895 del 28/03/2008)
 
 4. COORDINACIÓN DE IMPORTACIONES
 
4.1. OBJETIVO
 
Coordinar y ejecutar las actividades concernientes al proceso de importación de los materiales y equipos a ser adquiridos de proveedores en el extranjero, procurando minimizar el tiempo y los costos asociados a dicho proceso.
 
4.2. FUNCIONES
 
a)  Recibir y verificar las órdenes de compras para proveedores en el extranjero.
b) Coordinar con los proveedores todo lo referente al despacho y condiciones de entrega de los materiales y equipos a importar.
c) Realizar los trámites necesarios para la exoneración de los impuestos aduanales, ante el Ministerio de Industrias Ligeras y Comercio y  el SENIAT.
d) Coordinar con el(los) Agente(s) Aduanal(es) a fin de que el proceso de Nacionalización  de los materiales y equipos, adquiridos de proveedores en el extranjero, se realice de manera eficaz y eficiente.
e)  Mantener un listado actualizado de proveedores en el extranjero.
f) Solicitar los pagos por concepto de Derechos de Importación y Gastos de Nacionalización y hacer seguimiento a los mismos.
 
 5. COORDINACIÓN DE LA CALIDAD
 
Tiene como objetivo coordinar todas las actividades necesarias para el diseño, implantación, evaluación y mejora de Sistemas de Gestión de la Calidad, de las unidades académicas y administrativas de la Unidad de Laboratorios, cumpliendo con los requisitos establecidos por las normas nacionales y/o internacionales vigentes adoptadas, a fin de solicitar y obtener las acreditaciones y certificaciones por parte de los organismos de acreditación y certificación, respectivamente, seleccionados en cada caso.
 
6. OFICINA DE PROTECCIÓN RADIOLÓGICA 
 
6.1 OBJETIVO 
 
Velar por el cumplimiento de las normas y reglamentos de seguridad en materia de protección radiológica, a los cuales se adhiera la USB,  con el fin de minimizar los riesgos en los laboratorios que realicen trabajos con radiaciones ionizantes.
 
6.2 FUNCIONES
 
1. Realizar inspecciones a los laboratorios existentes en la Institución, relativas a la protección radiológica en la USB.
2. Analizar y autorizar el ingreso de fuentes ionizantes a la universidad, así como a los posibles usuarios a los espacios donde se trabaje con dichas fuentes.
3. Atender las consultas que en asuntos de protección radiológica realicen los miembros de la Comunidad Universitaria que lo soliciten.
4. Llevar archivos de las personas registradas, de las áreas controladas y de proyectos que hagan uso de radiación ionizante.
5. Dictar cursos sobre capacitación de manejo y normas de trabajo con fuentes ionizantes, para los nuevos usuarios en los laboratorios.
6. Velar por el cumplimiento de las normativas internas y externas vigentes en materia de manejo de fuentes generadoras de radiaciones ionizantes.
7. Mantener una comunicación eficaz con todos los entes, internos y externos, involucrados en los procesos bajo su responsabilidad.
8. Participar en la elaboración de los manuales de normas y procedimientos, instructivos o cualquier otro documento vinculado a los procesos bajo su responsabilidad  y velar por la vigencia de los mismos.
9.  Cualquier otra actividad que le sea asignada por el Director de la ULab de acuerdo a su competencia.
 
7.  COORDINACIÓN DE ENLACE
 
Coordinación adscrita a FUNINDES-USB cuyo objetivo es establecer los vínculos entre los laboratorios USB y la industria.